Boekpromotie uitbesteden aan een pr-bureau? Zo werkt het!

Hé, wat leuk, een uitgever die boekpromotie uitbesteedt aan een pr-bureau. Dat dacht ik toen ik een aankondiging van het boek Helweek in mijn mailbox vond. Misschien is dat ook wel iets voor individuele auteurs die serieus met hun boek aan de slag willen. Drukbezette ondernemers bijvoorbeeld, voor wie tijd een schaars goed is. Anne van der Wel van Coebergh Communicatie & PR vertelt hoe het werkt: je boekpromotie uitbesteden aan een pr-bureau.

Waarom een pr-bureau?

“Uitgevers en auteurs kloppen vooral bij ons aan vanwege de relaties die we met journalisten hebben en onze ervaring. Coebergh Communicatie bestaat sinds 1997 en ik heb dagelijks contact met de media.”

Boekpromotie, hoe pakken jullie dat aan?

“Met de opdrachtgever bekijken we welke pr past bij het boek en waar hij of zij zich goed bij voelt. Dat kan van alles zijn. Van persoonlijke pr gericht op de auteur zelf, tot een boeklanceringsevenement, een nieuwsbericht, lezersacties of een stunt. In een eerste oriënterend gesprek pols ik de verwachtingen. Op grond daarvan doe ik een pr-voorstel. Dan ga ik weer met de auteur om tafel om te zien wat in de smaak valt. Daaruit volgt een definitief plan waarmee ik aan de slag ga.”

Versturen jullie ook recensie-exemplaren naar journalisten?

“Auteurs kunnen hier een stapel boeken neerleggen, die wij dan versturen. Helemaal fijn is het als journalisten het boek voor verschijnen al kunnen inzien. In principe check ik eerst of ze een preview willen ontvangen. Die stuur ik bij voorkeur als printbestand op. Digitaal kan ook, maar dan weet je niet wat ermee gebeurt. Stellen we een perslijst op, dan krijgt de auteur overigens wel de namen van de media te zien, maar niet die van de journalisten.”

Kan een auteur bij jullie terecht voor een boektrailer?

“Voor boektrailers werken we samen met Vertov, een bedrijf gespecialiseerd in digital storytelling. Zij kunnen heel goed het verhaal van een boek of auteur samenvatten in een video. Dat wordt dan een leuke, korte film die je bij een nieuwsbericht gebruikt. Auteurs kunnen hem ook op hun website plaatsen en bijvoorbeeld gebruiken bij een boekpresentatie. Voor ons is het belangrijk dat het geen al te promotionele video wordt. Het liefst zie ik een schrijver die vertelt over het boek, het verhaal erachter en waarom de lezer het zou moeten aanschaffen. En ja, daar mag je best bij vertellen waar het boek te koop is.”

Je hele social-media-campagne uitbesteden, kan dat ook?

“Dat kan. Ook hiervoor werken we samen met een partner: Nameshapers. Zij geven trainingen en workshops en komen altijd met allerlei creatieve ideeën. Auteurs die alleen hun social-media-campagne willen uitbesteden, verwijzen we naar dit bedrijf door. Willen ze de social media integreren in een uitgebreide publiciteitscampagne? Dan gaan wij zelf met ze om tafel voor het opstellen van een totaalplan.”

Raad je elke auteur een boekpresentatie aan?

“Een grootschalig evenement is echt niet altijd nodig. Het hoeft ook niet per se een presentatie te zijn. Een workshop met een kleine groep echt kwalitatieve pers bijvoorbeeld is ook heel waardevol. Of in het geval van een kinderboek: zet een leuke actie op waar kinderen bij betrokken zijn en nodig daar de pers voor uit.”

Wat kost een promotiecampagne?

“De kosten zijn per project verschillend. Ze hangen vooral af van welke pr-middelen je wilt inzetten. Een complete boeklancering kost meer dan alleen het versturen van een nieuwsbericht, wat ik overigens het liefst combineer met bijvoorbeeld winacties. Ook per promotiemiddel hebben auteurs weer de keuze om of de kosten te beperken, of juist zo veel uit te pakken als ze willen. Wat we doen, is afspreken hoelang we gaan samenwerken. Dat kan een halfjaar zijn, maar ook een jaar. Daar staat dan een vast bedrag tegenover.”

Kun je succes garanderen?

“Nee, garanties geven kan nooit. Het kan altijd gebeuren dat de kranten onverwachts volstaan met iets totaal anders, omdat dat ineens een hot item is. Maar samen met de auteur stel ik een top drie op van media waarin we aandacht voor het boek willen. Als je dat heel bewust doet, liggen er goede kansen."

Wat is voor boekpromotie een slimme timing?

“Op welk moment kan een auteur of uitgever het beste bij ons aankloppen? Ook dat is afhankelijk van de wensen. Een persbericht kunnen we bij wijze van spreken dezelfde dag nog schrijven en versturen. Een evenement rond een boeklancering vraagt natuurlijk meer tijd. Je wilt mensen zes weken van tevoren uitnodigen, tijd hebben om nog reminders te sturen en je moet alles afstemmen met de cateraar. Ook persoonlijke pr rond een auteur, voordat het boek in de winkel ligt, kost vaak wat meer tijd.”

Waarover gaat het boek Helweek?

“Het idee is dat je de hele week om vijf uur ’s ochtends opstaat en om tien uur ’s avonds naar bed gaat. Verder zou het een normale week moeten zijn, met dit verschil dat je extra sport en gezond leeft. Ook chitchat met collega’s of tijdens werktijd de sociale media bijhouden, is er tijdens een helweek niet bij. Het doel? Focus. En dan blijk je in een week ineens veel meer te kunnen doen dan normaal. Omdat aan elke dag een speciaal thema is gekoppeld – op dag 4 bijvoorbeeld het overwinnen van angst – haal je er nog veel meer uit. Na een helweek start je misschien eindelijk dat eigen bedrijf dat je al jaren wilt.”

Hoe heb je de promotie van Helweek aangepakt?

“ Boom Uitgevers Amsterdam (voorheen Uitgeverij Boom Nelissen) regelt zelf de social media. Wat wij doen, is echt de pr. We organiseerden een lanceringsmoment voor de pers en relaties van de uitgever, met een presentatie van de auteur. We boden een preview en interview aan en zetten verschillende winacties op. Ook hebben we een aantal social influencers uitgedaagd om zelf eens een helweek te proberen. Dat slaat goed aan. NRC-redacteur Thomas Rueb schreef er een superleuk artikel over. Compleet met ‘helfie’, een foto van hemzelf om vijf uur ’s ochtends. Maar bijvoorbeeld ook het AD, de Telegraaf, PowNews en Editie.nl besteden aandacht aan het boek.Inspiratie nodig? Kijk eens op Helweek.nl.

Hoe wordt een boek een bestseller?

“Verschillende elementen spelen daarbij een rol. Timing bijvoorbeeld, het klimaat waarin het boek uitkomt, advertising en social media, maar ook de contacten met de boekhandel. Publiciteit is binnen deze mix heel belangrijk. Toen de Telegraaf en NRC over Helweek schreven, zag je ook een opleving op de social media. Alles hangt met elkaar samen. Pr kan daarbij de motor zijn.”

Welke tip heb je voor auteurs die zelf hun boek willen promoten?

“Bekijk goed welke journalisten passen bij het onderwerp van jouw boek. Die mensen krijgen oneindig veel persberichten op een dag. Ga niet de hele wereld spammen.”

Door: Janneke Sinot